Phòng HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Email In PDF.

CHỨC NĂNG:

Phòng Hành chính - Nhân sự là phòng tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng (PR) của Công ty. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

NHIỆM VỤ:

 

  • Nhiệm vụ chung
    • Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
    • Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ.
    • Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành.
    • Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty.
    • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công.
  • Lĩnh vực Nhân sự
    • Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận để Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
    • Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phòng giao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Điều lệ Công ty.
    • Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Tham gia các chương trình khảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng hàng năm đối với toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.
    • Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân chuyển, điều chuyển)
    • Tham mưu cho Tổng giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
    • Xây dựng quy chế tiền lương để Tổng giám đốc trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
    • Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân công của Ban quan điều hành trình Tổng giám đốc phê duyệt.
    • Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với người lao động Công ty.
    • Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi…
    • Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý kiến tại Hội nghị Người lao động hàng năm.
    • Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành (hồ sơ nhân sự, thông tin trên phần mềm HRM).
    • Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh Công ty.
  • Lĩnh vực Hành chính
    • Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý hồ sơ pháp lý của Công ty.
    • Đảm bảo các công tác hậu cần phục vụ để đảm bảo công việc tại Công ty: lễ tân, khánh tiết, văn phòng phẩm, đồng phục, đặt vé máy bay, khách sạn, visa, hộ chiếu,…
    • Đầu mối thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý về việc cấp mới/sửa đổi/bổ sung Giấy phép hoạt động, Giấy đăng ký kinh doanh và các việc liên quan đến bầu, miễn nhiệm, bổ nhiệm, các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng giám đốc của Công ty. Soạn thảo các văn bản hành chính như lịch công tác tuần, đặt lịch họp, lịch làm việc cho Ban điều hành,…
    • Quản lý xe ô tô theo Quy định và phục vụ lái xe trong Công ty theo điều động.
    • Thực hiện mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng công cụ tài sản dùng chung của Công ty (trừ tài sản về hệ thống công nghệ thông tin). Phối hợp với phòng Kế toán Công ty thực hiện các hoạt động kiểm kê tài sản định kỳ/đột xuất và thanh lý tài sản.
    • Đảm bảo công tác an ninh, an toàn, phòng cháy, chữa cháy trong Công ty.
    • Tổ chức thực hiện hậu cần tổ chức các sự kiện của Công ty: các cuộc họp, các sự kiện của Công ty hàng năm (kỳ nghỉ hè, kỳ nghỉ sau hội nghị chiến lược, hội nghị khách hàng, du xuân, tổng kết, sơ kết,…)
    • Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành văn phòng đảm bảo phục vụ hoạt động của Công ty từng thời kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc cho từng phòng/ban, người lao động đầy đủ theo từng thời kỳ.
    • Xây dựng các quy định nâng cao tính tuân thủ của người lao động về việc sử dụng tài sản chung, tiết kiệm chi phí điện, nước, điện thoại và nâng cao hình ảnh vệ sinh văn phòng Công ty.
  • Lĩnh vực Truyền thông
    • Xây dựng chiến lược, thông điệp, kế hoạch, ngân sách truyền thông hàng năm đến các nhóm đối tượng mục tiêu.
    • Thực hiện việc truyền thông điệp đến các nhóm đối tượng mục tiêu thông qua các công cụ truyền thông (khách hàng, cổ đông, cán bộ & nhân viên, công đồng xã hội, ứng viên,…)
    • Phát triển và quản lý các công cụ truyền thông (hệ thống website, ấn phẩm nội bộ, poster, banner, brochure, folder, lịch hàng năm, …)
    • Xây dựng, quản trị bộ nhân diện thương hiệu và phát triển thương hiệu Công ty. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Công ty. Hoạt động cải tiến, có thể là mở rộng hoặc/và khắc sâu giá trị cốt lõi của thương hiệu, có thể là xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu mới…
    • Thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu. Thực hiện đối phó với các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu của Công ty
    • Tổ chức họp báo, viết và biên tập các bài viết PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của Công ty.
    • Tổ chức sự kiện, lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình (các sự kiện phát triển văn hóa công ty; các sự kiện lớn trong Công ty: Hội nghị khách hàng, Khai trương, triển khai sản phẩm).
    • Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng nhằm có được sự hỗ trợ tốt nhất cho việc quảng bá thương hiệu.
    • Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất tham gia, thực hiện hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước để nâng cao hình ảnh thương hiệu của Công ty.
    • Tìm kiếm, đánh giá, đề xuất tham gia, thực hiện hồ sơ và theo dõi kết quả các chương trình tài trợ xã hội theo kế hoạch truyền thông hàng năm nhằm quáng bá hình ảnh thương hiệu của Công ty.
  • Lĩnh vực pháp chế
    • Đầu mối lựa chọn và thuê các đơn vị tư vấn thực hiện các dịch vụ pháp chế thường xuyên trong Công ty nhằm đảm bảo các mục tiêu:
    • Xây dựng, rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản pháp quy của Công ty; kiến nghị các văn bản cần sửa đổi, ban hành mới.
    • Hỗ trợ các phòng ban Công ty về các vấn đề pháp lý, đại diện pháp lý khi có các vấn đề tranh chấp pháp lý của Công ty.

 

MỐI QUAN HỆ:

  • Mối quan hệ chung với các phòng ban:
    • Phối hợp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thuộc chức năng, nhiệm vụ nêu trên.
  • Mối quan hệ với phòng Kế toán – Tổng hợp:
    • Thực hiện các hướng dẫn của phòng Kế toán để đảm bảo đúng quy định về chế độ kế toán trong hoạt động chi tiêu của Phòng.
  • Mối quan hệ với phòng Công nghệ thông tin:
    • Được yêu cầu phòng Công nghệ thông tin hỗ trợ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động nghiệp vụ của Phòng.
  • Mối quan hệ với Ban kiểm toán nội bộ:
    • Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ công tác kiểm toán nội bộ.
    • Được hướng dẫn các quy trình kiểm toán nộ bộ phục vụ công tác kiểm toán nội bộ của Công ty.
  • Mối quan hệ với các tổ chức Đảng, Đoàn thể:
    • Tham gia các hoạt động của các tổ chức Đảng, Đoàn thể theo quy định.
  • Mối quan hệ với Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành:
    • Chịu sự kiểm tra giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành theo các quy chế, quy định và Điều lệ của Công ty.

 

You are here: Giới thiệu Chức năng nhiệm vụ từng phòng/ban